Panduan Pemula untuk Menyiapkan Template Email di Gmail

Panduan Pemula untuk Menyiapkan Template Email di Gmail

Panduan Pemula untuk Menyiapkan Template Email di Gmail – Bila Anda kerap memakai e-mail untuk usaha Anda, kemungkinan Anda akan memberikan email yang serupa, atau benar-benar serupa, berkali-kali. Misalkan, dalam beberapa kasus Anda mengirimi e-mail pengantar ke prospect, mengagendakan janji berjumpa dengan prospect atau client, atau jawab pertanyaan yang kerap disodorkan berkali-kali. Ini bukan hanya monoton, tapi juga kontraproduktif dan habiskan beberapa waktu bernilai.

Banyak program e-mail sediakan pilihan untuk membikin template e-mail untuk merampingkan proses pengangkutan pesan berulang-ulang ini. Di Gmail, feature ini dikatakan sebagai respon terekam.

Irit Waktu dan Personalisasi E-mail Anda

Panduan Pemula untuk Menyiapkan Template Email di Gmail

Dibanding harus menulis tiap e-mail baru dari sejak awalnya saat membuat e-mail baru atau memberi respon e-mail, mekanisme tanggapan terekam Gmail memungkinkannya Anda simpan e-mail usaha yang Anda catat dengan teratur. Di periode kedepan, saat Anda perlu mengirimi e-mail atau menyikapi pertanyaan, Anda cukup berisi e-mail yang diletakkan—atau, respon terekam—yang Anda bikin dan taruh dan buat rekonsilasi khusus bila perlu.

Peralihan ini, atau amandemen, kemungkinan sesimpel menambah nama yang menerima atau sedikit mengganti jawabnya. Penting untuk mempunyai pilihan ini untuk melakukan modifikasi karena walau Anda tidak mau menulis ulangi mayoritas pesan berkali-kali, beberapa pengoreksian khusus masih dibutuhkan untuk mempersonalisasi komunikasi Anda.

Sebagai contoh, Anda kemungkinan perlu mengirim perintah lewat e-mail ke sebagian orang dan 90 % dari perintah yang diikutkan ialah sama untuk tiap yang menerima. Dengan memakai mekanisme tanggapan kalengan, Anda perlu menuliskan perintah umum 1x.

Contoh lain ialah mengagendakan janji jumpa. Bila seorang ingin mengagendakan waktu untuk bicara dengan Anda, Anda cukup memutar ulangi dengan respon terekam yang menegur mereka dan arahkan mereka ke mekanisme scheduling online (penghemat waktu luar biasa yang lain bila Anda tidak memakainya). Salah satu sektor yang perlu Anda masukan dengan manual ialah nama mereka.

Beberapa orang telah memakai sistem sama, dengan mengopi dan tempelkan template e-mail dari file atau dokumen text ke pesan e-mail mereka. Karena peranan ini telah dipasang secara nyaman langsung ke Gmail, hal sama bisa dilaksanakan pada langkah yang semakin sedikit.

Aktifkan dan pakai Mekanisme Tanggapan Terekam Gmail

Ketidaksamaan khusus di antara mekanisme respon terekam Gmail dan template e-mail yang ada di sejumlah program piranti lunak lain ialah Anda tidak membuat template dari sejak awalnya. Pertama, Anda harus membuat pesan e-mail, lalu Anda bisa menyimpan sebagai respon terekam. Turuti beberapa langkah komplet ini:

  1. Masuk ke account Gmail Anda.
  2. Click link penataan di pojok atas kanan. Ini ialah icon yang seperti terlihat roda gigi.
  3. Click Pengaturan.
  4. Click tab Kelanjutan.
  5. Mencari feature namanya Canned Responses. Bila Anda tidak bisa mendapatinya, Anda bisa cari “Tanggapan Kalengan” di bilah penelusuran.
  6. Tentukan Enable, yang berada di samping feature Canned Responses.
  7. Click Taruh Peralihan yang berada pada bagian bawah halaman.
  8. Anda saat ini bisa menyaksikan feature “respon terekam” setiap Anda mulai menulis e-mail.
  9. Bila Anda ingin membuat respon terekam baru, mulai dengan menulis e-mail Anda. Selanjutnya, dengan memakai panah tarik-turun, tentukan Tanggapan Terekam Baru dan berikan nama tanggapan terekam baru Anda. Untuk memakai tanggapan terekam, membuka e-mail baru dan tentukan tanggapan terekam yang ingin Anda pakai dari menu tarik-turun, dan text dari tanggapan terekam itu akan dimasukkan pada tubuh e-mail Anda. Anda selanjutnya bisa mengubah tanggapan terekam bila dibutuhkan.
  10. Respon terekam ialah langkah yang baik untuk membikin beberapa respon yang jawab pertanyaan umum, memberikan instruksi orang bagaimana mengagendakan janji dengan Anda, dan lain-lain.

Ingat-ingatlah jika respon terekam bukan hanya untuk membalasnya e-mail yang Anda terima, tapi dapat dipakai untuk e-mail yang Anda kirim.

Ini dapat bermanfaat untuk e-mail penjangkauan ke beberapa orang yang barangkali sempat Anda jumpai pada acara networking. Dibanding harus menulis e-mail yang serupa berkali-kali, Anda bisa membuat respon terekam lalu mengirimi e-mail ke orang yang Anda jumpai, cukup hanya masukkan namanya ke e-mail itu.

Respon kalengan ialah alat yang luar biasa untuk mengirit waktu dan tingkatkan keproduktifan.

Originally posted 2021-07-01 18:36:12.

Check Also

Ide Usaha Khusus Ibu Rumah Tangga Untung Besar

Ide Usaha Khusus Ibu Rumah Tangga Untung Besar

Ide Usaha Khusus Ibu Rumah – Sebagai ibu rumah tangga tentu kita pasti banyak juga …