Bagaimana dan Mengapa Membuat Bagan Organisasi Bisnis Kecil

Bagaimana dan Mengapa Membuat Bagan Organisasi Bisnis Kecil

Bagaimana dan Mengapa Membuat Bagan Organisasi Bisnis Kecil – Bagan organisasi adalah cara visual untuk mendefinisikan dengan jelas struktur tim Anda sehingga semua orang di organisasi tahu kepada siapa mereka melapor dalam rantai komando dan bagaimana semua peran cocok bersama.

Berbagai jenis “bagan organisasi” berlaku untuk struktur organisasi yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis bagan dan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk membuat bagan, meskipun bisnis atau praktik Anda kecil.

Mengapa menggunakan bagan organisasi?

Bagaimana dan Mengapa Membuat Bagan Organisasi Bisnis Kecil

Bergantung pada tahap apa perusahaan Anda berada, sekarang mungkin mudah untuk melacak di mana setiap anggota tim duduk. Namun, pada akhirnya, tanpa struktur yang ditentukan, garis bisa kabur dan rantai komando bisa membingungkan. Hal ini dapat mempermudah karyawan untuk membuang-buang uang, mengelak dari tanggung jawab, atau melemahkan otoritas manajemen seiring pertumbuhan bisnis Anda. Bagan organisasi membantu menerapkan struktur bisnis kecil yang mengoordinasikan karyawan dengan strategi dan visi perusahaan.

Bagan organisasi bisnis kecil akan membantu Anda:

  • Tentukan hierarki dan otoritas manajemen
  • Memperjelas peran dalam perusahaan
  • Jelaskan jalur komunikasi
  • Bantu orientasikan karyawan baru dan pekerja jarak jauh
  • Meningkatkan efisiensi operasional
  • Rencanakan masa depan
  • Tunjukkan kepada investor dan mitra bahwa perusahaan Anda berfokus pada kesuksesan dan bahwa peran penting telah diisi yang dapat menjadi elemen rencana bisnis Anda

Bagan organisasi membantu perusahaan Anda melacak hal-hal ketika menjadi lebih besar dan lebih kompleks. Anda menentukan departemen mana yang dimiliki setiap orang, siapa yang bertanggung jawab dan siapa yang dapat mereka hubungi.

Gunakan berbagai jenis bagan organisasi

Sebagian besar usaha kecil dimulai dengan garis sederhana atau struktur hierarkis. Seiring pertumbuhan bisnis Anda dan departemen atau kantor baru dibuka di beberapa lokasi, Anda mungkin perlu beralih ke jenis bagan organisasi yang berbeda.

Struktur organisasi garis

Diagram paling sederhana untuk memulai adalah bagan organisasi garis atau hierarki. Ini adalah struktur piramida top-down dengan pemilik bisnis atau CEO di atas, kepala departemen atau manajer berikutnya, dan karyawan yang terdaftar di bawah setiap manajer atau kepala departemen. Lapisan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Misalnya, perusahaan Anda mungkin memiliki kepala departemen yang mengawasi beberapa manajer, diikuti oleh karyawan lain yang melapor hanya kepada satu manajer.

Organisasi garis bersifat tradisional dan komunikasi diharapkan mengikuti rantai komando. Sementara sebagian besar organisasi saat ini tidak terlalu kaku dan mendorong komunikasi yang lebih terbuka, struktur ini membantu dalam memahami manajer mana yang bertanggung jawab atas pelatihan, rekrutmen, dan aktivitas bisnis lainnya.

Bagan organisasi fungsional

Meskipun jenis bagan organisasi yang umum ini serupa strukturnya dengan organisasi garis, bagan organisasi fungsional mengelompokkan karyawan menurut fungsi spesifik yang mereka lakukan. 1 Jenis diagram ini sangat cocok untuk usaha kecil di mana berbagai bagian operasi bekerja sama secara teratur.

Misalnya, sebuah restoran dapat memiliki pemilik, manajer, manajer dapur, beberapa manajer shift, kepala bartender, kepala server, dan kemudian banyak pelayan, pencuci piring, food runner, bus boy, dan banyak lagi. karyawan bawahan. Ketika masalah muncul, server dapat berbicara dengan manajer mana pun, termasuk koki atau manajer umum, tentang solusi.

Organisasi fungsional memungkinkan tim untuk bekerja bersama lintas departemen tanpa komplikasi dalam rantai komando.

Bagan organisasi berbasis proyek

Jika perusahaan Anda menjalankan proyek yang berbeda pada saat yang sama, bagan organisasi berbasis proyek mungkin menjadi pilihan terbaik Anda. Misalnya, perusahaan konstruksi dapat membentuk tim pekerja untuk setiap proyek berdasarkan supervisor dan pekerja yang tersedia, dan tim dapat berpindah dari proyek ke proyek karena keterampilan khusus diperlukan di tempat lain.

Anggota tim dipilih berdasarkan keterampilan khusus mereka dan dapat ditugaskan ke proyek yang berbeda dengan pemimpin dan anggota tim yang berbeda untuk setiap pekerjaan. Dalam bagan organisasi berbasis proyek, eksekutif berada di bagian atas dan manajer proyek di bagian bawah, dikelompokkan dengan anggota tim saat ini yang ditugaskan ke proyek.

Usaha kecil lainnya dapat mengadopsi bagan organisasi berbasis proyek untuk menangani proyek tertentu dari seluruh organisasi. Firma hukum dapat mengumpulkan tim yang berbeda untuk bekerja sama dalam kasus-kasus utama, atau firma pemasaran mungkin memerlukan anggota tim dengan keterampilan yang berbeda untuk inisiatif tertentu.

Membuat bagan organisasi berbasis proyek dapat memberikan kejelasan kepada tim tentang peran mereka dalam proyek spesifik mereka.

Bagan matriks organisasi

Struktur matriks serumit kedengarannya. Jenis bagan organisasi ini memberikan informasi kepada anggota tim tentang cara kerja pelaporan top-down dan seluruh tim. Struktur matriks menggambarkan tim lintas fungsi dengan lebih dari satu rantai komando, di mana anggota tim ditugaskan ke beberapa proyek dan melapor ke lebih dari satu manajer.

Misalnya, dalam skenario perusahaan pemasaran, seorang desainer grafis dan penulis dapat bekerja secara bersamaan pada serangkaian hasil untuk inisiatif pemasaran yang berbeda. Mereka berkomunikasi dan melapor kepada manajer akun atau manajer proyek yang bertanggung jawab untuk setiap proyek, serta kepada kepala departemen mereka sendiri. Selain itu, mereka bekerja sama dengan orang-orang kreatif lainnya.

Langkah-Langkah Membuat Bagan Anda Sendiri

Ada sejumlah alat online gratis atau murah yang dapat Anda gunakan untuk membuat berbagai jenis bagan organisasi. Bagaimana mengatasinya.

Pertama, tentukan jenis bagan organisasi apa yang terbaik untuk bisnis kecil Anda.

Selanjutnya, buat tabel informasi yang ingin Anda sertakan pada bagan, atau temukan program yang kompatibel dengan perangkat lunak SDM, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), atau database karyawan Anda. Informasi umum dapat berupa:

  • foto
  • Nama keluarga
  • departemen atau supervisor
  • Judul pekerjaan
  • Kontak informasi

Kemudian pilih Pembuat Bagan Organisasi. Ada beberapa opsi populer online, meskipun tidak semuanya gratis:

  • Visme
  • Visio
  • tenis meja meja
  • Lucidchart
  • nakisa

Terakhir, cukup impor informasi Anda ke dalam program yang paling Anda sukai dan simpan. Jika informasi Anda terorganisir, hanya perlu beberapa menit.

Menggaris bawahi

Saat memilih perangkat lunak bagan organisasi, ingatlah bahwa Anda harus memperbaruinya secara teratur. Sebagian besar layanan bagan organisasi online menawarkan paket berbayar yang terintegrasi dengan database karyawan Anda yang ada dan secara otomatis diperbarui saat karyawan pergi, dipekerjakan, atau berganti posisi. Jika Anda memiliki perusahaan besar dengan banyak karyawan, aplikasi yang terintegrasi secara digital dapat menghemat waktu dan tenaga Anda untuk pemeliharaan. Plus, itu mungkin selalu up to date.

Secara realistis, jika Anda memiliki bisnis kecil dengan sedikit karyawan, Anda tidak memerlukan bagan organisasi. Namun kami yakin ini akan berguna pada saat Anda tidak dapat mengingat nama karyawan terakhir yang Anda pekerjakan atau apakah seseorang yang melaporkan Anda bekerja di bagian administrasi atau akuntansi.

Originally posted 2021-07-01 19:49:26.

Check Also

8 Kekurangan Aplikasi Dompet Digital Dana

8 Kekurangan Aplikasi Dompet Digital Dana

Kekurangan Aplikasi Dompet Digital Dana – Kehadiran e-wallet memudahkan kita untuk bertransaksi secara online. Saat …